Condizioni di acquisto
PREAMBOLO E CAMPI DI APPLICAZIONE
Salvo se diversamente specificato nell’ordine di acquisto, nei disegni, nelle specifiche applicabili o in altra documentazione esplicitamente richiamata dall’ordine, si applicano le seguenti Condizioni Generali di Acquisto (di seguito «CGA»). Qualsiasi pattuizione difforme avrà efficacia solo se esplicitamente proposta o accettata per iscritto da COG S.r.l.
Le presenti CGA si applicano a tutte le forniture di beni e servizi effettuate a favore di COG S.r.l., indipendentemente dal valore o dalla tipologia dell’ordine.
1. ORDINI DI ACQUISTO E CONFERMA
I termini di consegna indicati nell’ordine di acquisto, esplicitamente o tacitamente accettati dal fornitore, si intendono vincolanti.
Qualora i suddetti termini non possano essere rispettati, anche per una sola parte dell’ordine, il fornitore dovrà tempestivamente informare per iscritto l’Ufficio Acquisti di COG S.r.l.
COG S.r.l. deve sempre ricevere la conferma degli ordini di acquisto. Qualora la conferma non sia inviata, COG S.r.l., trascorsi 5 (cinque) giorni lavorativi dall’emissione dell’ordine, riterrà lo stesso accettato in tutte le sue parti come pure si riterranno accettate le presenti CGA.
2. DOCUMENTAZIONE DI ACCOMPAGNAMENTO
Ogni spedizione dovrà essere accompagnata dalla seguente documentazione:
nome e indirizzo del fornitore;
numero dell’ordine di acquisto emesso da COG S.r.l.;
codice articolo (P/N), descrizione, numero di lotto e quantità;
dichiarazione e/o certificazione di conformità degli articoli alle specifiche tecniche allegate all’ordine di acquisto e relativi rapporti di controllo/collaudo.
3. NON CONFORMITA', DIFETTI E CONTESTAZIONI
Eventuali difetti della merce devono essere sempre preventivamente denunciati per iscritto dal fornitore prima della spedizione. La denuncia effettuata dal fornitore esonera espressamente COG S.r.l. dall’obbligo di denuncia ad ogni effetto di Legge.
COG S.r.l. si riserva il diritto di contestare ogni eventuale non conformità al fornitore in qualunque tempo successivo alla ricezione della merce, anche qualora la medesima fosse già stata rivenduta al Cliente finale.
Ogni eventuale deviazione dai requisiti o dalle specifiche deve essere riportata per iscritto a COG S.r.l. prima della spedizione. Il fornitore si impegna a sospendere la spedizione in attesa che le azioni da intraprendere siano definite e autorizzate da COG S.r.l.
Qualora il fornitore rilevi non conformità o problemi relativi al prodotto già consegnato, dovrà intraprendere misure adeguate alla situazione, tra cui l’immediata comunicazione a COG S.r.l., lo svolgimento di indagini e la redazione di apposita relazione. A tal fine il fornitore dovrà aver preventivamente implementato un sistema di tracciabilità adeguato alla tipologia di fornitura.
4. REQUISITI DI QUALITA' E CERTIFICAZIONE
Il sistema di gestione della qualità del fornitore, in base al prodotto o servizio da fornire, dovrà soddisfare i requisiti delle norme ISO 9001:2015 e/o EN 9100:2018.
Il personale addetto alle lavorazioni che incidono sulla sicurezza e conformità del prodotto deve essere adeguatamente competente per istruzione, formazione, abilità ed esperienza, e consapevole dell’importanza di osservare un comportamento etico. Il fornitore deve garantire il livello di competenza e consapevolezza richiesto per tutto il lavoro svolto per COG S.r.l.
In caso si utilizzi l’ispezione a campionamento come mezzo per l’accettazione del prodotto, il piano di campionamento deve essere giustificato sulla base di principi statistici riconosciuti e appropriati per l’uso (es. adeguamento alla criticità del prodotto e alla capacità del processo).
4.1. PREVENZIONE DA PARTI CONTRAFFATTE
Il fornitore deve stabilire e mantenere attivo un processo di prevenzione di eventuale contraffazione di parti o materiali, assicurando che in nessun caso componenti contraffatti siano consegnati all’acquirente. A tale scopo COG S.r.l. può predisporre eventuali attività di verifica e controllo riservandosi di adottare ogni azione a propria tutela.
5. VALUTAZIONE E QUALIFICA DEI FORNITORI
I fornitori sono valutati periodicamente sia sulla qualità della fornitura sia sulla puntualità delle consegne. I fornitori che non soddisfano le prestazioni attese saranno sottoposti a un piano di azione correttiva che, qualora non risultasse efficace nei tempi concordati, comporterà la fuoriuscita dall’Albo Fornitori.
5.1 VISITE ISPETTIVE E VERIFICHE DI IDEONEITA'
I rappresentanti di COG S.r.l. o dei suoi Clienti avranno il diritto di accedere alle strutture del fornitore e degli eventuali sub-fornitori coinvolti nell’ordine, nonché a tutte le registrazioni applicabili, al fine di verificare qualsiasi aspetto della conformità della fornitura ai requisiti di qualità, progettazione e/o contrattuali.
Le visite ispettive potranno essere condotte sia in situ, previo ragionevole preavviso al fornitore (salvo urgenza documentata), sia da remoto mediante strumenti di videoconferenza o connessione telematica, concordando le modalità di accesso ai sistemi, alle registrazioni e alle aree produttive.
L’esito della verifica ispettiva, sia in presenza sia da remoto, non solleva il fornitore dalla propria responsabilità in caso in cui i prodotti siano successivamente riscontrati inaccettabili da COG S.r.l. o dal suo Cliente.
COG S.r.l. si riserva il diritto di effettuare visite ispettive straordinarie — anche senza preavviso ove sussistano fondati motivi — per la verifica dell’idoneità continuativa alla fornitura.
6. SICUREZZA DELLE INFORMAZIONI
Il fornitore riconosce che le informazioni scambiate nell’ambito del rapporto contrattuale con COG S.r.l. costituiscono un asset critico da proteggere secondo i principi di riservatezza, integrità e disponibilità (c.d. triade CIA/CID).
6.1 RISERVATEZZA
I disegni, modelli, specifiche tecniche, dati commerciali e qualsiasi altra informazione ricevuta da COG S.r.l. sono da intendersi riservati. Il fornitore non può copiare, riprodurre o trasmettere tali informazioni a terzi senza previa autorizzazione scritta di COG S.r.l.
L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale, salvo diversa pattuizione scritta.
Il fornitore si impegna a limitare l’accesso alle informazioni riservate di COG S.r.l. ai soli dipendenti e collaboratori che ne abbiano stretta necessità (need-to-know), garantendone l’adeguata formazione sugli obblighi di riservatezza.
6.2 INETEGRITA'
Il fornitore deve adottare misure tecniche e organizzative adeguate a garantire che le informazioni, i dati tecnici e i documenti trasmessi a COG S.r.l. siano accurati, completi e non alterati nel corso della trasmissione o dell’archiviazione.
Eventuali modifiche a dati, specifiche o documentazione contrattuale devono essere tracciate, versionizzate e comunicate formalmente a COG S.r.l. prima dell’applicazione.
Il fornitore deve disporre di misure di protezione contro accessi non autorizzati, manomissioni o alterazioni dei sistemi informatici e delle informazioni trattate nell’ambito della fornitura.
6.3 DISPONIBILITA'
Il fornitore deve garantire che le informazioni e la documentazione rilevante per la fornitura siano accessibili a COG S.r.l. per tutta la durata del contratto e per il periodo di conservazione previsto dalle norme applicabili o dai requisiti di sistema di gestione (ISO 9001:2015, EN 9100:2018).
In caso di incidente informatico, data breach o qualsiasi evento che comprometta la disponibilità, l’integrità o la riservatezza delle informazioni di COG S.r.l., il fornitore dovrà darne immediata comunicazione a COG S.r.l. e adottare le misure di ripristino nel più breve tempo possibile.
Il fornitore si impegna a implementare e mantenere attivi adeguati sistemi di backup e disaster recovery per i dati e le informazioni trattate per conto di COG S.r.l.
7. GESTIONE DEI SUB-FORNITORI
I requisiti citati negli ordini di acquisto, applicabili ai sub-fornitori, devono essere trasferiti a cura del fornitore, comprese le caratteristiche chiave, ove applicabile.
Il fornitore è responsabile nei confronti di COG S.r.l. per il rispetto delle presenti CGA anche da parte dei propri sub-fornitori, inclusi gli obblighi in materia di qualità, sicurezza delle informazioni e visite ispettive.
8. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE
Le presenti Condizioni Generali di Acquisto sono disciplinate dalla legge italiana. Per qualsiasi controversia derivante dall’applicazione o dall’interpretazione delle presenti CGA, le parti convengono la competenza esclusiva del Foro di Lecce, salvo diversa pattuizione scritta.
9. MODIFICHE E AGGIORNAMENTI
COG S.r.l. si riserva il diritto di aggiornare le presenti CGA in qualunque momento. La versione vigente è quella pubblicata sul portale fornitori di COG S.r.l. o allegata in forma integrale o con l’inserimento del link all’ordine di acquisto. Il fornitore è tenuto a verificare l’aggiornamento delle CGA prima dell’accettazione di ogni nuovo ordine.